Bokføring og regnskap for enkeltpersonforetak

Nedenfor følger referanser til en del sentrale lover, forskrifter og hjelpemidler som er relevant for deg som fører eget regnskap. Her finner du også noe informasjon om hvordan du kan komme i gang med å føre regnskap for enkeltpersonforetaket ditt.

Regnskapsterminer for 2012

Kalender for mva, skattetrekk, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, arbeidsgiveravgift, næringsoppgave og selvangivelsen.

Januar
16.01Levering av terminoppgave arbeidsgiveravgift6. termin 2011
16.01Betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk6. termin 2011
20.01Levering av lønns- og trekkoppgaver dersom disse leveres på papir.2011
31.01Levering av lønns- og trekkoppgaver dersom disse leveres elektronisk gjennom Altinn, CD eller diskett.2011
Februar
10.02Terminoppgave merverdiavgift og betaling av denne6. termin 2011
15.02Betaling av forskuddsskatt for upersonlige skatteytere.1. termin 2011
Mars
12.03Årsoppgave for merverdiavgift og betaling av denne for næringsdrivende som har innvilget årlig merverdirapportering og oppgjør.2011
15.03Betaling av forskuddsskatt for personlige skatteytere1. termin 2012
15.03Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk1. termin 2012
15.03Betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk1. termin 2012
April
10.04Merverdiavgift terminoppgave og betaling av denne1. termin 2012
15.04Betaling av forskuddsskatt for upersonlige skattytere2. termin 2012
30.04Levering av selvangivelse for næringsdrivende på papir2011
Mai
15.05Betaling av forskuddsskatt for personlige skattytere2. termin 2012
15.05Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk2. termin 2012
15.05Betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk2. termin 2012
31.05Levering av selvangivelse med næringsoppgave for næringsdrivende elektronisk gjennom Altinn2011
31.05Betaling av tilleggsforskuddsskatt2011
Juni
11.06Merverdiavgift terminoppgave og betaling av denne2. termin 2012
Juli
16.07Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk3. termin 2012
16.07Betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk3. termin 2012
August
31.08Merverdiavgift terminoppgave og betaling av denne3. termin 2012
September
17.09Betaling av forskuddsskatt for personlig skattytere3. termin 2012
17.09Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk4. termin 2012
17.09Betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk4. termin 2012
Oktober
10.10Merverdiavgift terminoppgave og betaling av denne4. termin 2012
November
15.11Betaling av forskuddsskatt for personlig skattytere4. termin 2012
15.11Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og skattetrekk5. termin 2012
15.11Betaling av arbeidsgiveravgift og skattetrekk5. termin 2012
Desember
10.12Merverdiavgift terminoppgave og betaling av denne5. termin 2012

Hvorfor føre regnskap?

Målet med regnskapsførsel er at det skal være mulig å få informasjon om din bedrifts økonomiske situasjon, f.eks. at det skal være mulig å hente ut informasjon om du har tapt eller tjent penger siste måned, hvor mye du kan ta ut i lønn, hvor mye du tjener på prosjektene dine og hvor mye merverdiavgift du skal betale til Skatteetaten.

Fra myndighetens side er målet med regnskapsførselen at du skal kunne hente ut korrekt informasjon til bruk i næringsoppgaven, selvangivelsen, momsoppgaver, etc. Målet er også at regnskapssystemet skal gi nok informasjon til at myndighetene, ved behov, kan kontrollere at de opplysningene du har sendt inn er korrekte.

Regnskapsførselen skal derfor omfatte alle økonomiske transaksjoner som er relevant for bedriften din. Dette inkluderer blant annet:

Når skal regnskapet føres?

Bokføringsloven setter krav om at regnskapet skal være ajour i tide til at du kan sende inn til Skatteetaten merverdiavgiftsrapporter, selvangivelse og annet innenfor fristene som gjelder for de ulike rapportene. Bokføringsloven krever i tillegg at regnskapet minst skal være ajour hver fjerde måned.

Forskriftene til Bokføringsloven gir et unntak fra kravet om at regnskapet minst skal være ajour hver 4. måned: Hvis du har færre enn 300 bilag per år i regnskapet ditt, så er det tilstrekkelig at du ajourfører regnskapet slik at du kan levere momsrapporter og selvangivelse i tide. Dersom du har årlig momsoppgjør, så betyr dette at du kan nøye deg med å føre regnskapet ditt ved årsslutt.

Det er allikevel ikke å anbefale at man bare fører regnskapet en gang i året. Det kan være vanskelig å få god oversikt over økonomien i bedriften din uten å føre de økonomiske transaksjonene i et regnskapssystem. Uten en slik oversikt kan det være vanskelig å vite hvor stort overskuddet ditt er, hvor mye du kan ta ut i lønn og at du betaler noenlunde rett beløp i forskuddsskatt.

Ved å føre regnskapet ditt jevnlig, f.eks. en gang i måneden, så reduserer du risikoen for å gå på en økonomisk smell.

Føre regnskap for enkeltmannsforetak selv

Alle enkeltpersonforetak har bokføringsplikt. Store enkeltpersonforetak med eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller over 20 årsverk er regnskapspliktige.

De aller fleste enkeltpersonforetak kan altså nøye seg med bokføring.

Bokføring betyr i praksis at du må føre regnskap for enkeltpersonforetaket ditt, men at du ikke har plikt til å utarbeide årsregnskap (finansregnskap) ved årsslutt. Du har heller ikke plikt til å la en revisor godkjenne regnskapet ditt: Det er altså ingen revisjonsplikt for vanlige enkeltpersonforetak. Du må imidlertid føre regnskapet i henhold til relevante lover og forskrifter og du må sende inn rapporter til det offentlige innenfor fristene, f.eks. merverdiavgiftsrapporter og selvangivelsen med næringsoppgave. Du må selvsagt også betale skatt, arbeidsgiveravgift for ansattes lønn og merverdiavgift.

Du kan selv føre regnskapet for enkeltmannsforetaket ditt, men dette krever vesentlig mer kunnskap enn om du setter bort jobben til en autorisert regnskapsfører. Før du eventuelt bestemmer deg for å selv føre regnskapet for enkeltpersonforetaket ditt, så bør du vurdere om du har tid til å lære deg det som er nødvendig for å føre regnskapet med riktig kvalitet og for å overholde dine forpliktelser ovenfor myndighetene.

Du har lov til å føre regnskapet for ditt eget enkeltpersonforetak. Skal du føre regnskap for andre så må du være Autorisert Regnskapsfører.

Hvordan komme i gang med å føre regnskap for eget enkeltmannsforetak

Du trenger et regnskapssystem til å føre regnskapet ditt i. Altså et datasystem på PCen din, eller på et nettsted, hvor du kan registrere økonomiske transaksjoner og hente ut informasjon og rapporter.

Det blir mer og mer vanlig at små bedrifter benytter nettbaserte regnskapssystemer: Du logger deg inn på et nettsted og får der tilgang til regnskapsfunksjoner. Det er mange fordeler med et web-basert regnskap, blant annet at du har tilgang til regnskapssystemet ditt gjennom en hvilken som helst PC med nett-tilkobling. Du kan jobbe med regnskapet til enkeltmannsforetaket ditt uansett om du er på jobb eller hjemme. Du har også hele tiden et oppdatert regnskapssystem fordi leverandøren løpende vedlikeholder det.

Hvilke oppgaver må utføres for å føre regnskapet?

Under følger en kort oversikt over de viktigste oppgavene du må utføre for å føre regnskapet ditt. Mange regnskapssystemer tilbyr mange andre funksjoner i tillegg, slik som fakturering, lønn og inkasso. Dette er imidlertid ikke funksjoner som er nødvendig for å føre regnskapet. Fakturaer kan du f.eks. lage ved bruk av et regneark, så lenge du passer på å skrive ut på ferdig nummererte giroblanketter.

Registrere bilag

Alle økonomiske transaksjoner skal registreres i regnskapet ditt. Dette er den oppgaven du antagelig vil gjøre flest ganger og kanskje bruke mest tid på.

Før du kan registrere en økonomisk transaksjon i regnskapet ditt, så må du ha et bilag. Dette kan f.eks. være en faktura du har mottatt, en utskrift fra nettbanken som viser at du har mottatt penger, eller en kvittering for et kontantkjøp.

Det første du må gjøre er å bestemme hvilke konti den økonomiske transaksjonen som bilaget dokumenterer skal føres på. Dette kalles å kontere bilaget. Du bestemmer altså hvor i regnskapet den økonomiske transaksjonen hører hjemme. For eksempel så kan du kontere en mottatt faktura til å være en økonomisk transaksjon mellom leverandøren, kontoen for kostnader til datautstyr og kontoen for inngående Merverdiavgift.

Når du har kontert bilaget, altså bestemt hvilke konti som bilaget skal føres på, så registrerer du bilaget i regnskapssystemet. Regnskapssystemet ditt vil da tildele et bilagsnummer til bilaget. Dette må du påføre bilaget før du setter det i ringperm sammen med de andre bilagene dine.

Avstemme en regnskapsperiode

Avstemming av bankkonti, leverandør- og kundereskontri er en viktig kontroll av at regnskapet ditt inneholder alle relevante økonomiske transaksjoner for bedriften din. De fleste typer avstemminger gjør du etter månedsskiftet før du lager de lovpålagte spesifikasjonene for regnskapet ditt.

Det å avstemme en bankkonto vil si å sjekke kontoutskriften mot regnskapet for å påse at alle transaksjonene på kontoutskriften er bokført og at saldo på bankkontoen ved månedsslutt stemmer med saldoen regnskapssystemet viser for bankkontoen på samme dato.

Du må dokumentere avstemmingen og ta vare på dokumentasjonen sammen med resten av dokumentasjonen for regnskapet ditt. Dokumentasjon for bankavstemming kan for eksempel være en kontoutskrift hvor du noterer korresponderende bilagsnummer på hver inn- eller utbetaling vist på kontoutskriften. I tillegg noterer du utgående saldo som vist av regnskapet.

Periodeavslutning

Når du avslutter en regnskapsperiode så låser du regnskapssystemet slik at du ikke senere kan endre, slette eller tilføye nye økonomiske transaksjoner til perioden. Hver periode er en eller to måneder lang.

Før du avslutter perioden bør du gjennomføre de avstemminger du normalt gjør for regnskapet ditt. Dette bør minimum være avstemming av bank. Deretter kan det være lurt å produserer test-versjoner av spesifikasjonene og eventuelt også av momsrapport for perioden. Gå gjennom dette og sjekk for feil. Når du så føler deg trygg på at ingen vesentlige feil gjenstår, kan du lukke perioden.

Produsere spesifikasjoner ved lukking av regnskapsperiode

Bokføringsloven setter krav om at du skal produsere en rekke spesifikasjoner for hver regnskapsperiode. Dette er utskrifter fra regnskapssystemet som viser de økonomiske transaksjonene som er registrert for perioden. Spesifikasjonene vil være til nytte for revisor ved et eventuelt bokettersyn.

Forskriftene til Bokføringsloven setter krav til utforming av disse spesifikasjonene. Du må oppbevare spesifikasjonene sammen med regnskapet inkludert bilagene i minst 10 år.

Årsavslutning

Etter at du har avsluttet og lukket årets siste periode må du gjøre årsavslutning. Dette vil klargjøre regnskapssystemets database for det nye året.

Når du kun har bokføringsplikt, så trenger du ikke produsere finansregnskap (også kjent som årsregnskap) ved årets slutt.

Selvangivelse med næringsoppgave og skjema for beregning av personinntekt

Når du som selvstendig næringsdrivende skal levere selvangivelse, så må du legge ved en Næringsoppgave og et skjema for beregning av personinntekt.

Næirngsoppgaven er et vedlegg til selvangivelsen hvor du fyller inn års-summer som du henter fra regnskapssystemet ditt. Her oppgir du blant annet hvor store inntekter og utgifter du har hatt. Det finnes to utgaver av Næringsoppgaven. De fleste selvstendige næringsdrivende skal fylle ut Næringsoppgave 1.

Basert på informasjon fra næringsoppgaven så fyller du inn et skjema for beregning av personinntekt. Dette er også et vedlegg til selvangivelsen. Ut fra dette skjemaet henter du så informasjon om hvilken inntekt du har hatt fra næringsvirksomheten. Inntekten overfører du til selvangivelsen som alminnelig inntekt.

Noen regnskapsbegreper

Dobbelt bokholderi

Du må føre regnskapet ditt ved å bruke dobbelt bokholderi. Dette er et prinsipp for bokføring som går ut på at alle beløp føres to ganger: først for der pengene tas fra og så for der pengene føres til. Som et eksempel, dersom du bokfører at du har betalt regningen fra en leverandør, så fører du både at pengene har gått ut fra bank-kontoen og at leverandøren har mottatt tilsvarende beløp.

Regnskapet ditt består av kontoer som du fører beløp på. Hver kunde og leverandør har sin egen konto. Disse kalles for reskontroer. Du har andre konti for kostnader til porto, datautstyr, lønnskostnader, inntekter og mye mer. Listen over konti som du benytter i ditt regnskap kalles for regnskapets kontoplan. De aller fleste baserer kontoplanen på Norsk Standard Kontoplan NS4102. Regnskapssystemet ditt kommer antagelig med forslag til kontoplan basert på denne standarden. Du bruker de kontoene som er relevant for deg og kan også legge til underkonti dersom du ønsker å kunne hente ut mer detaljerte rapporter, f.eks. dersom du ønsker å kunne se kostnader for reiser i Norge og utlandet hver for seg.

Du har tre typer kontoer i regnskapet ditt: Eiendelskonti, Egenkapitalkonti og Gjeldskonti.

Det økonomiske overskuddet fra bedriften din øker egenkapitalen. Kontiene du skal registrere salg og kjøp på er derfor en undertype av egenkapitalkontiene. Det finnes i hovedsak fire slike underkategorier:

Summen av alle beløp ført i regnskapet ditt skal alltid være null.

Ved å benytte prinsippet om dobbelt bokholderi blir det enklere å kontrollere at regnskapet er korrekt ført, blant annet fordi dersom du legger sammen posteringene bokført på alle kontoene i regnskapet, så skal summen alltid være null. Tilsvarende når du fører en faktura eller et annet bilag inn i regnskapet, så skal summen av alle posteringene fra bilaget være null.

Hvordan organisere økonomien i enkeltpersonforetaket ditt?

Når du driver eget enkeltpersonforetak så kan det være lett å blande privatøkonomi og bedriftsøkonomi. Dette kan gjøre det vanskelig å holde oversikt over økonomien og øker sjansen for at du går på en økonomisk smell. Det er derfor viktig at du får organisert bedriftsøkonomien separat fra privatøkonomien fra du starter opp. Her er noen tips:

Egen bankkonto for bedriften

Du må ha en egen konto for bedriften din. Dersom du trenger å handle på nett eller i butikk på vegne av bedriften, så bør du etablere et ordinært bank- og visakort på bedriftskontoen. Det er nødvendig med egen konto for bedriften din for å kunne avstemme regnskapet mot bank-kontoen på en ryddig måte.

Dersom du har ansatte og skal trekke forhåndsskatt, trenger du en egen skattetrekkskonto for dette.

Bokfør alle privatuttak

Når du tar ut penger fra bedriften til ditt private forbruk så må dette bokføres. Overfør penger fra bedriftens bankkonto til din egen bankkonto og bokfør bilaget. Ofte vil dette være en transaksjon mellom Konto 1920 og Konto 2060.

Oppdater regnskapet regelmessig

Dersom du skal levere mervediavgiftsrapport hver andre måned, så må du minst føre regnskapet så ofte. For å holde god oversikt over bedriftsøkonomien, er det imidlertid lurt å ikke føre regnskapet sjeldnere enn hver måned. En god rutine kan være å bruke litt tid tidlig i hver måned for å føre bilag, gjøre avstemminger, produsere rapporter og avslutte foregående regnskapsperiode. Fristen for å levere inn merverdiavgiftsrapporten er som oftest rundt den 10. i måneden.

Ta vare på alle bilag og sett dem i ringperm

Du kan kun bokføre utgifter, inntekter og annet som er dokumentert gjennom bilag. Det er derfor viktig at du tar godt vare på bilagene både før og etter de bokføres. Etter at et bilag er bokført skal det påføres bilagsnummeret som ble generert av regnskapssystemet og settes i ringperm ved siden av forrige bilag. Spesielt er det viktig at du tar godt vare på kvitteringer som vanskelig kan skaffes på ny.

Kommentarer eller spørsmål?

Dersom du har kommentarer eller spørsmål knyttet til noe av det som tas opp på Regnskapsweb.no, så er du velkommen til å ta kontakt.

Noen definisjoner

Upersonlig Skattyter

Norsk og utenlandsk selskap og innretning som er selvstendig skattesubjekt, konkurs- og administrasjonsbo for slikt subjekt, staten, fylkeskommunene og kommunene.

Se Skattebetalingsloven.

Personlig Skattyter

Enhver skattyter, herunder konkurs- og administrasjonsbo for slike skattytere, som ikke defineres som Upersonlig Skattyter. Dødsbo likestilles med personlig skattyter.

Et enkeltmannsforetak er en personlig skattyter.

Se Skattebetalingsloven.

Reskontro

En underkonto i regnskapssystemet for hver kunde og hver leverandør. Hver kunde og leverandør har sin egen reskontro.

Copyright 2011 Regnskapsweb.no – All Rights Reserved.